Zeitarbeit in der Pflege reduzieren: Welche Alternativen wirklich funktionieren

Das wichtigste in Kürze: Zeitarbeit in der Pflege reduzieren

• Zeitarbeit verursacht im Schnitt rund +90 % höhere Kosten und führt zu mehr Koordinationsaufwand im Team
• Hauptursachen sind langsame Besetzungsprozesse, wiederkehrende Lücken im Dienstplan und hohe Fluktuation
• Wenn Stellen schneller besetzt werden (z. B. durch aktive Ansprache), entstehen viele dieser Lücken gar nicht erst
• Interne Lösungen wie Springerpools fangen kurzfristige Ausfälle auf und reduzieren externe Einsätze schrittweise
• Bessere Arbeitsbedingungen und verlässliche Dienstpläne senken Kündigungen und stabilisieren das Team
• Ziel ist kein sofortiger Verzicht, sondern weniger Zeitarbeit durch schnellere Besetzung, stabilere Abläufe und stärkere Mitarbeiterbindung

Realitätscheck: Warum Zeitarbeit in der Pflege unverzichtbar ist

Zeitarbeit steht in der Kritik. In der Praxis erfüllt sie jedoch eine zentrale Funktion: Sie sichert kurzfristig die Versorgung, wenn eigenes Personal fehlt.

Zeitarbeit ist klein im Anteil, aber entscheidend im Einsatz

Auf den ersten Blick wirkt Zeitarbeit in der Pflege wie ein Randphänomen:
Rund 2 % der Pflegekräfte arbeiten in der Arbeitnehmerüberlassung (aekno.de). Gleichzeitig setzen etwa 65 % der Krankenhäuser Zeitarbeit aktiv ein (DKI Studie 2022).

Aktuelle Entwicklungen zeigen zugleich, dass sich der Markt verändert: Laut einer Bundestagsdrucksache lag die Zahl der Leiharbeitnehmenden in Pflegeberufen im März 2024 bei rund 39.000 und damit etwa 10 % unter dem Vorjahresniveau(Deutscher Bundestag).

Regulatorische und wirtschaftliche Faktoren zeigen also Wirkung: Der Fachkräftemangel bleibt jedoch der zentrale Treiber für den Einsatz von Zeitarbeit.

Die zentrale Schlussfolgerung lautet daher: Auch bei einem geringen Anteil kann die operative Abhängigkeit von Zeitarbeit hoch sein.

Zeitarbeit sichert die Versorgung

Viele Einrichtungen nutzen Zeitarbeit nicht strategisch, sondern weil sie operativ keine Alternative haben. Ohne Zeitarbeit müssten Einrichtungen Betten sperren, Leistungen reduzieren oder Aufnahmen stoppen (DKI Studie 2022).

Gleichzeitig schützt Zeitarbeit Ihr Stammpersonal. Wenn Sie Ausfälle intern kompensieren, steigt die Belastung sofort – mit klaren Folgen:

• mehr Krankmeldungen
• Überlastungsanzeigen
• steigendes Risiko für Fehler und rechtliche Konsequenzen

Wenn Sie diesen Punkt ignorieren, verstärken Sie genau den Kreislauf, den Sie eigentlich vermeiden wollen:
Personallücke → Mehrbelastung → weitere Ausfälle → noch größere Lücke.

Zeitarbeit unterbricht diesen Kreislauf kurzfristig. Deshalb ist sie in vielen Situationen unverzichtbar.

Zeitarbeit ist Symptom – nicht die Ursache

Viele Einrichtungen versuchen, Zeitarbeit zu reduzieren, ohne die zugrunde liegenden Probleme zu lösen. Das verschärft die Situation und führt dazu, dass der Einsatz anschließend wieder steigt.

Die Ursachen sind immer dieselben:

• instabile Dienstplanung
• langsames Recruiting
• geringe Mitarbeiterbindung
• fehlende interne Flexibilität

Zeitarbeit gleicht diese Defizite aus. Sie verursacht sie nicht.

Das Ziel sollte daher nicht sein, Zeitarbeit grundsätzlich zu vermeiden. Wenn Sie Zeitarbeit aber reduzieren wollen, müssen Sie diese Punkte lösen – nicht die Zeitarbeit selbst bekämpfen.

Vergleich: Zeitarbeit vs. Alternativen im direkten Vergleich

Die Entscheidung für oder gegen Zeitarbeit ist in der Praxis immer eine Abwägung zwischen kurzfristiger Versorgungssicherheit und langfristiger Stabilität.

Ein direkter Vergleich macht die Unterschiede deutlich:

Das eigentliche Problem: Kosten, Instabilität und Kontrollverlust

Zeitarbeit ist meist die Folge mehrerer struktureller Faktoren, die sich gegenseitig verstärken.

Kostenstruktur: Warum Zeitarbeit so teuer wird

Die Mehrkosten von Zeitarbeit liegen im Schnitt bei rund +92 % (DKI Studie 2022).

Diese entstehen nicht nur durch den Stundensatz, sondern durch die Struktur:

• kurzfristige Buchungen mit Zuschlägen
• fehlende langfristige Planbarkeit
• zusätzlicher Koordinationsaufwand
• eingeschränkte Refinanzierung (z. B. nach SGB XI §82c)
  

Was als Notlösung beginnt, entwickelt sich schnell zu einem festen Kostenblock.

Wenn Sie Zeitarbeit regelmäßig einplanen, geben Sie aktiv Budget aus der Hand, das Ihnen für eigene Lösungen fehlt.

Operative Auswirkungen auf Teams und Prozesse

Neben den direkten Kosten wirkt Zeitarbeit tief in die Organisation hinein. Jeder Einsatz externer Kräfte erzeugt zusätzlichen Aufwand:

• wiederholte Einarbeitung
• unterbrochene Abläufe
• unklare Verantwortlichkeiten

Auch wenn Zeitarbeitskräfte fachlich qualifiziert sind, erfordert jeder Einsatz eine erneute Orientierung. Ein sofortiges, vollständig eigenständiges Arbeiten auf dem Niveau des Stammpersonals ist in der Praxis daher selten realistisch.

Die Studienlage zu den Auswirkungen auf die Versorgungsqualität ist uneinheitlich: Einige Studien zeigen keinen klaren Zusammenhang mit Behandlungsergebnissen, andere verweisen darauf, dass vor allem Umfang und Einsatzsituation entscheidend sind.

Eine Studie der University of Southampton zeigt: Wenn Zeitarbeitskräfte mehr als 1,5 Stunden pro Patient:in und Tag arbeiten, steigt das Sterberisiko um rund 14 %. Liegt der Einsatz darunter, zeigt sich kein klarer Zusammenhang.

Bei punktuellem Einsatz zeigen sich diese Effekte in der Regel nicht als kritisches Problem. Kritisch wird es, wenn Einrichtungen Zeitarbeit dauerhaft einplanen.

Dann verschiebt sich die Rolle des Stammpersonals spürbar: Statt sich auf die eigentliche Pflege zu konzentrieren, müssen erfahrene Mitarbeitende zusätzlich koordinieren, erklären und kontrollieren.

Diese Verschiebung hat direkte Folgen:

• geringere Effizienz
• höhere Belastung
• sinkende Zufriedenheit

Das Problem entsteht nicht durch einzelne Einsätze, sondern durch Regelmäßigkeit.

Planungsunsicherheit als strategisches Risiko

Der größte Hebel liegt oft nicht in den Kosten, sondern in der Steuerbarkeit.

Zeitarbeit bedeutet immer auch:

• unklare Verfügbarkeit
• geringe Bindung
• Abhängigkeit von externen Anbietern

Damit geben Sie einen zentralen Steuerungshebel ab.

Die Folge ist ein klarer Kreislauf:
Personallücke → Zeitarbeit → gebundenes Budget → fehlende Investition in eigene Lösungen → neue Personallücke.

Wenn Sie diesen Kreislauf nicht aktiv durchbrechen, stabilisiert er sich.

Ursachen: Warum Einrichtungen in die Abhängigkeit „hineinrutschen“

Zeitarbeit ist das Ergebnis struktureller Schwächen im eigenen System – etwa instabiler Dienstplanung, langsamer Besetzung oder geringer Mitarbeiterbindung.

Dienstplaninstabilität als Ausgangspunkt

Die Dynamik beginnt mit wiederkehrenden Lücken im Dienstplan, verursacht durch:

• Krankmeldungen
• unbesetzte Stellen
• kurzfristige Ausfälle

Wenn Ihr Team diese Lücken nicht mehr intern abdecken kann, bleibt nur eine Option: externe Unterstützung.

Wiederholt sich dieser Zustand, wird Zeitarbeit schrittweise Teil der Planung.

Typische Einsatzsituationen: Wann Zeitarbeit im Alltag genutzt wird

Zeitarbeit entsteht nicht zufällig, sondern folgt klaren Mustern:

• akute Krankheitsausfälle
• dauerhaft unbesetzte Stellen
• wirtschaftlicher Druck (z. B. Vermeidung von Bettensperrungen)
• Ausnahmesituationen wie Infektionsausbrüche

Diese Situationen haben eine Gemeinsamkeit: Ihre internen Strukturen reichen nicht mehr aus.

Langsame Recruiting-Prozesse – der unterschätzte Hebel

Hier liegt der größte Hebel und gleichzeitig die größte Schwäche vieler Einrichtungen.

Ein Großteil der Pflegeeinrichtungen arbeiten weiterhin mit klassischen Methoden:

• Stellenanzeigen veröffentlichen und auf Bewerbungen warten
• lange Reaktionszeiten
• keine aktive Ansprache

Analysen zeigen, dass viele Einrichtungen die Bedeutung von Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess unterschätzen. Entscheidend ist jedoch: Rückmeldungen sollten innerhalb von 48 Stunden erfolgen, sonst springen Kandidat:innen häufig ab (vgl. carevor9).

Hinzu kommt ein Kommunikationsproblem: Viele Einrichtungen setzen weiterhin primär auf E-Mail, während ein Großteil der Pflegekräfte – insbesondere im Schichtdienst – schneller und zuverlässiger über Kanäle wie WhatsApp erreichbar ist.

In einem Markt, in dem Pflegekräfte wählen können, funktioniert dieses Vorgehen nicht mehr.

Michael Ortmann, Head of Sales bei Care Rockets, beschreibt ein weiteres Problem: In vielen Einrichtungen ist Recruiting keine klar definierte Funktion, sondern wird zusätzlich zum Tagesgeschäft von Pflegedienstleitungen oder Geschäftsführung übernommen (Interview mit Michael Ortmann).

Die Konsequenz ist klar: Offene Stellen bleiben unbesetzt → Druck im System steigt → Zeitarbeit wird notwendig.

Attraktivitätsprobleme als Arbeitgeber

Zeitarbeit ist für viele Pflegekräfte nicht nur finanziell attraktiver, sondern vor allem planbarer:

• mehr Mitbestimmung bei Arbeitszeiten
• klarere Abgrenzung von Mehrarbeit
• ein höheres Gehalt ( → Gehalt Zeitarbeit Pflege)
• bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Dadurch verschiebt sich die Dynamik im Arbeitsmarkt: Zeitarbeit entzieht Einrichtungen nicht aktiv Personal, sondern wird zur attraktiveren Alternative, wenn die Rahmenbedingungen in der Festanstellung nicht überzeugen.

Diskrepanz zwischen Außendarstellung und Arbeitsalltag

Viele Einrichtungen investieren in Außendarstellung, ohne die Arbeitsrealität zu verändern. Nach außen wird ein modernes, attraktives Arbeitgeberbild kommuniziert, während Mitarbeitende gleichzeitig weiterhin hohe Belastung, Personalmangel und eingeschränkte Planbarkeit erleben.

Die Folge:

• Erwartungen steigen
• Enttäuschung im Alltag bleibt
• Fluktuation nimmt zu

Wenn diese Lücke bestehen bleibt, verstärkt sie Ihre Personalprobleme und damit Ihre Abhängigkeit von Zeitarbeit.

Welche Alternativen zur Zeitarbeit wirklich funktionieren

Es gibt keine einzelne Maßnahme, die Zeitarbeit ersetzt. Entscheidend ist ein System aus mehreren Hebeln.

Im Kern geht es darum, drei Probleme gleichzeitig zu lösen:

1. Besetzungszeiten verkürzen
2. interne Flexibilität erhöhen
3. Mitarbeiterbindung stabilisieren

Recruiting als zentraler Hebel zur Reduktion von Zeitarbeit

Solange offene Stellen über Monate unbesetzt bleiben, entsteht zwangsläufig eine Lücke, die anschließend durch Zeitarbeit gefüllt wird.

In der Praxis zeigt sich: Viele Einrichtungen versuchen, Zeitarbeit zu reduzieren, ohne gleichzeitig ihre Besetzungszeiten zu verkürzen. Genau das führt dazu, dass sich die Abhängigkeit nicht verringert, sondern stabil bleibt.

Michael Ortmann bringt dieses Vorgehen auf den Punkt: “Viele Einrichtungen investieren weiterhin in klassische Stellenanzeigen, hoffen auf Rückmeldungen und bezeichnen das als Recruiting. Wir sagen intern dazu: Pay and Pray”.

Seine Einordnung ist klar: Wer ausschließlich auf eingehende Bewerbungen wartet, verzichtet auf den größten Teil des Marktes – nämlich Pflegekräfte, die grundsätzlich offen für einen Wechsel sind, aber nicht aktiv suchen. Diese erreichen Sie nur durch aktive Ansprache.

Genau hier setzen moderne Ansätze an:

• Active Sourcing
• direkte Ansprache
• schnellere Prozesse

Plattformen wie Care Rockets unterstützen diesen Ansatz: Sie sprechen passende Pflegekräfte aktiv an, verkürzen Ihre Besetzungszeiten und reduzieren so den Druck auf Ihr System.

Springer- und Flexpools – interne Stabilität aufbauen

Springer- oder Flexpools gleichen kurzfristige Ausfälle aus, ohne externe Abhängigkeit.

Dabei arbeiten Pflegekräfte bewusst bereichsübergreifend und werden dort eingesetzt, wo aktuell Bedarf entsteht, z. B. bei Krankmeldungen oder kurzfristigen Lücken im Dienstplan. Einsätze können tageweise oder auch über mehrere Wochen erfolgen.

Erfolgreiche Modelle haben drei klare Elemente:

• feste Pool-Mitarbeitenden
• klare Einsatzregeln
• zentrale Koordination

Praxisprojekte zeigen, dass solche Modelle Dienstpläne stabilisieren und Teams spürbar entlasten können (Hochschule Kempten).

Der Vorteil ist eindeutig: Ihre Pool-Mitarbeitenden kennen Abläufe und Teams und sind weniger „extern“. Dadurch entsteht häufig eine höhere Integration und Akzeptanz im Team.

Wichtig: Ein Springerpool ersetzt Zeitarbeit nicht sofort, sondern reduziert sie schrittweise.

Mitarbeiterbindung als unterschätzter Faktor

Jede Kündigung in der Pflege erhöht direkt Ihren Bedarf an Zeitarbeit.

Im Krankenhausbereich ist die Bereitschaft zur Fluktuation inzwischen etwa doppelt so hoch wie im Durchschnitt aller Berufe in Deutschland (Krankenhaus-Report 2021). Gleichzeitig wird das Beschäftigungswachstum in der Pflege maßgeblich durch ausländische Fachkräfte getragen (iab.de).

Das zeigt deutlich: Der Arbeitsmarkt entspannt sich nicht – im Gegenteil. Die Sicherung und Bindung bestehender Mitarbeitender wird damit zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor.

Zentrale Faktoren zur Mitarbeiterbindung sind:

• verlässliche Dienstplanung
• transparente Kommunikation
• Entwicklungsperspektiven
• echte Wertschätzung
• moderne Arbeitszeitmodelle

Hier wird ein zentraler Zusammenhang deutlich: Viele Gründe, die Pflegekräfte in die Zeitarbeit treiben, können Sie intern lösen.

Praxisbeispiele zeigen, dass dieser Ansatz funktioniert: So hat das Klinikum Bielefeld durch neue Arbeitszeitmodelle wie die 4-Tage-Woche gezielt die Arbeitsbedingungen verbessert.

Ein konkreter Effekt: Während zuvor auf einzelnen Stationen bis zu 25 Vollkräfte über Leasing eingesetzt wurden, gelingt es heute, den Großteil der Betten mit eigenem Personal zu betreiben.

→ Weitere Einblicke in die Umsetzung liefert das Interview mit Pflegedirektor Herrn Gellekom vom Klinikum Bielefeld: 4-Tage-Woche in der Pflege.

→ Mehr zum Thema Arbeitgeberattraktivität finden Sie hier: Employer Branding in der Pflege

Kombination statt Einzelmaßnahme

Einzelmaßnahmen greifen zu kurz.

Recruiting bringt neue Mitarbeitende. Ohne stabile Strukturen verlieren Sie sie wieder.

Erst das Zusammenspiel aus Recruiting, Flexibilität und Bindung reduziert Ihre Abhängigkeit nachhaltig.

Umsetzungsplan: So reduzieren Sie Zeitarbeit Schritt für Schritt

Die Reduktion von Zeitarbeit gelingt nur durch ein strukturiertes Vorgehen in klaren Phasen:

1. kurzfristig Stabilität sichern
2. parallel nachhaltige Strukturen aufbauen

Sofortmaßnahmen (0–30 Tage): Kontrolle zurückgewinnen

Ein abrupter Verzicht führt in der Praxis häufig zu zusätzlichen Belastungen im Team oder sogar zu Einschränkungen in der Versorgung. Daher gilt es zunächst Transparenz zu schaffen und den Einsatz von Zeitarbeit zu steuern:

• klare Kriterien für Zeitarbeit definieren
• kritische Dienste priorisieren
• Einarbeitung standardisieren
• Bedarf konkret analysieren (Station, Schicht, Qualifikation)

Ziel: vom reaktiven Einsatz zur aktiven Steuerung.

90-Tage-Plan: Recruiting systematisch aufbauen

Jetzt beginnt der Aufbau eines effizienten Recruitings.

Im Fokus stehen:

• Reaktionszeiten drastisch verkürzen
• aktive Ansprache aufbauen
• klare Positionierung entwickeln
• zusätzliche Kanäle nutzen

Wenn Sie schneller besetzen, entsteht die Lücke gar nicht erst.

Mit einem kostenlosen Unternehmensprofil auf Care Rockets können Sie schnell erste Kontakte zu passenden Kandidat:innen aufbauen.

[CTA: Kostenloses Unternehmensprofil erstellen]

6–12 Monate: Interne Strukturen etablieren

Sobald erste Erfolge im Recruiting sichtbar werden, verschiebt sich der Fokus auf interne Alternativen.

• Springer- oder Flexpools
• verbesserte Dienstplanlogik
• klare Ausfallprozesse
• gezielte Investitionen in Mitarbeiterbindung
  
  

Gerade der letzte Punkt (Mitarbeiterbindung in der Pflege) wird häufig unterschätzt: Eine höhere Zufriedenheit im Stammpersonal reduziert nachweislich Krankmeldungen und Fluktuation und damit direkt den Bedarf an kurzfristigen externen Einsätzen.

In der Praxis entsteht hier ein klarer Hebel:
Stabile Teams → weniger Ausfälle → geringerer Koordinationsaufwand → weniger Zeitarbeit.

Diese Strukturen benötigen Zeit und sorgfältige Planung, reduzieren aber dauerhaft den Bedarf an externem Personal. Ihre Wirkung entfalten sie nicht sofort, sondern über mehrere Monate.

Typische Einwände und wie realistisch Alternativen wirklich sind

Die Reduktion von Zeitarbeit ist in der Praxis mit berechtigten Unsicherheiten verbunden.

Entscheidend ist, diese Einwände realistisch einzuordnen.

„Ohne Zeitarbeit gefährde ich die Versorgung“

Kurzfristig stimmt das. Ein Großteil der Einrichtungen nutzt Zeitarbeit, um Versorgungslücken schließen zu können. Ein abrupter Verzicht würde das Risiko von Einschränkungen deutlich erhöhen.

Langfristig gilt: Wenn Sie nichts verändern, bleibt dieses Risiko dauerhaft bestehen.

Es geht nicht darum, Zeitarbeit sofort zu beenden ohne gleichzeitig tragfähige Alternativen zu haben, sondern um kontrollierte Redution.

Ein kontrollierter Übergang – wie im Umsetzungsplan beschrieben – stellt sicher, dass die Versorgungssicherheit jederzeit gewährleistet bleibt.

„Recruiting dauert zu lange“

Recruiting dauert lange, wenn Sie passiv bleiben und veraltete Recruitingmethoden setzen.

Moderne Ansätze wie Reverse Recruiting verkürzen diese Zeit deutlich, weil sie nicht auf Bewerbungen warten, sondern den Kontakt aktiv herstellen.

„Pflegekräfte kommen sowieso nicht zurück“

Die Rückgewinnung aus der Zeitarbeit ist begrenzt planbar. Zwar würden nur rund 18 % der Zeitarbeitskräfte in eine Festanstellung wechseln und so bei starken Einschränkungen der Zeitarbeit bis zu 21.000 Fachkräfte verloren gehen könnten (Institut der deutschen Wirtschaft).

Das bedeutet jedoch nicht, dass keine Wechselbereitschaft besteht. Ein relevanter Teil der Pflegekräfte ist offen für einen Wechsel, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.

Der größere Hebel liegt woanders:

• Rückkehrer:innen
• Teilzeitkräfte
• latent wechselbereite Pflegekräfte

Studien zeigen, dass rund 60 % der ausgestiegenen Pflegekräfte sich eine Rückkehr grundsätzlich vorstellen können und ein Potenzial von bis zu 300.000 zusätzlichen Pflegekräften besteht, wenn sich die Arbeitsbedingungen verbessern (Hans Böckler Stiftung).

Für Arbeitgeber bedeutet das: Der Fokus sollte weniger auf der Rückholung aus der Zeitarbeit liegen als auf stabilen und attraktiven Arbeitsbedingungen, die Rückkehr und Bindung ermöglichen.

Mehr Tipps hierzu gibt es in den folgenden Beiträgen:

• Die besten Arbeitgeber-Benefits im Überblick
• Employer Branding in der Pflege
• Was wünschen sich Pflegekräfte von ihrem Arbeitgeber? [Umfrage]

„Springerpool lohnt sich bei uns nicht“

Interne Flexmodelle funktionieren nicht automatisch in jeder Einrichtung.

Typische Herausforderungen:

• zu kleine Teams
• fehlende Koordination
• unklare Rollen
• mangelnde Akzeptanz im Bestandsteam

Dennoch kann es sinnvoll sein, bewusst personelle Puffer einzuplanen, statt dauerhaft „auf Kante“ zu planen und letztlich auf Zeitarbeit zurückzugreifen. Eine etwas höhere Personalreserve reduziert Ausfallrisiken, stabilisiert den Dienstplan und wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit des Stammpersonals aus.

Ein Springerpool ist dabei nur eine von mehreren möglichen Lösungen. Alternativ können auch kleinere, flexible Modelle wirksam sein, zum Beispiel:

• Einführung von Zwischendiensten (z. B. für berufstätige Alleinerziehende)

• stärkere Einbindung der Mitarbeitenden in die Dienstplanung
• Berücksichtigung von Wunschdienstplänen, soweit organisatorisch möglich

Fazit: Der entscheidende Hebel liegt im Recruiting

Entscheidend ist daher nicht, Zeitarbeit kurzfristig zu ersetzen, sondern ihre Rolle im System grundlegend zu verändern und zwar von einer dauerhaften Lösung hin zu einem gezielten Ausnahmeinstrument.

Nachhaltige Entlastung entsteht durch den Aufbau eigener Strukturen:

• schnelleres, aktives Recruiting
• stabile interne Flexibilität
• eine verlässliche Personalbasis
• gezielte Investitionen in Mitarbeiterbindung

Der wichtigste Hebel ist Geschwindigkeit in der Besetzung. Je schneller Sie passende Pflegekräfte gewinnen, desto seltener entstehen überhaupt Situationen, in denen Sie Zeitarbeit benötigen.

Genau hier liegt der entscheidende Unterschied: Einrichtungen, die ihre Besetzungszeiten aktiv steuern und gleichzeitig ihre Arbeitgeberattraktivität verbessern, reduzieren ihre Abhängigkeit nachhaltig, während andere dauerhaft im Reaktionsmodus verbleiben

Wenn Sie diesen Hebel strukturiert angehen möchten, kann Care Rockets Sie dabei unterstützen: Sie sprechen passende Pflegekräfte aktiv an, verkürzen Ihre Besetzungszeiten und bauen langfristig mehr Unabhängigkeit von Zeitarbeit auf.