Leiharbeit in der Pflege: Insolvenzen bei Personaldienstleistern und was Arbeitgeber jetzt tun können

Eine Pflegekraft fällt aus, der Dienstplan hat Lücken. Bisher konnte Ihr Personaldienstleister helfen. Doch was passiert, wenn auch dort Personal fehlt oder wirtschaftliche Probleme entstehen?

Die Leiharbeit in der Pflege geht zurück. Gleichzeitig geraten Zeitarbeitsfirmen unter Druck. Was bedeutet das für Ihre Einrichtung? Wir zeigen, welche Risiken entstehen, was sich ab 2027 ändert und wie Sie Ihre Personalplanung unabhängiger gestalten.

Warum geraten Personaldienstleister in der Pflege unter Druck?

Personaldienstleister in der Pflege geraten wirtschaftlich unter Druck, weil die Nachfrage nach Leiharbeit zurückgeht und gleichzeitig die Betriebskosten steigen. Weniger Einsätze können zu sinkenden Umsätzen führen. Einige Anbieter für Pflege- und Gesundheitspersonal sind bereits von Insolvenzen betroffen. Der Rückgang zeigt sich auch in den Zahlen der Bundesagentur für Arbeit.

Rund 25 Prozent weniger Leiharbeitnehmende in Pflegeberufen

Ende August 2025 waren laut Bundesagentur für Arbeit rund 31.500 Menschen in Pflegeberufen als Leiharbeitnehmende beschäftigt. 2023 lag der Höchststand noch bei rund 42.600. Der Anteil an allen sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Pflegeberufen sank damit von 2,5 auf 1,8 Prozent. Die Zahlen nennt die Bundesregierung in ihrer Antwort auf eine Kleine Anfrage vom April 2026.

Die Zahl umfasst Pflegekräfte bei Zeitarbeitsunternehmen, aber auch bei anderen Arbeitgebern, etwa Krankenhäusern, die Personal verleihen.

Insolvenzen treffen auch Anbieter im Gesundheitswesen

Laut Creditreform gab es 2024 insgesamt 120 Insolvenzen in der Zeitarbeitsbranche. Im ersten Halbjahr 2025 kamen weitere 63 hinzu. Die Zahlen beziehen sich allerdings auf die gesamte Branche, nicht ausschließlich auf Pflege-Personaldienstleister.

Dass auch Anbieter mit Pflegebezug betroffen sind, zeigen konkrete Beispiele:

• Insemed Personalservice GmbH (Solingen): Das auf Pflege- und Medizinpersonal ausgerichtete Unternehmen befindet sich seit September 2026 in einem eröffneten Insolvenzverfahren.
• HIT Personaldienstleistungen GmbH (Hamburg): Der Anbieter, der unter anderem Personal für Medizin und Pflege vermittelte, meldete im März 2026 Insolvenz an. Später übernahmen andere Dienstleister 83 Beschäftigte.
• G-medical Company GmbH (Bocholt): Der auf Pflegekräfte spezialisierte Anbieter stellte 2024 einen Insolvenzantrag. Der Betrieb wurde zunächst fortgeführt.
• Promedicon GmbH (Kitzingen): Für den auf das Gesundheitswesen spezialisierten Personaldienstleister wurde im Februar 2024 ein Insolvenzverfahren eröffnet.

Diese Fälle zeigen: Auch Anbieter mit Gesundheitsbezug sind betroffen. Sie belegen aber keine Insolvenzwelle speziell in der Pflege. Über den Rückgang der Zeitarbeit im Gesundheitswesen berichtet auch die Rechtsdepesche auf Basis älterer Daten.

Warum geraten Personaldienstleister unter wirtschaftlichen Druck?

Personaldienstleister geraten unter Druck, weil die Nachfrage nach Zeitarbeit sinkt, Personalkosten steigen und Einrichtungen nicht alle Kosten für Leiharbeit refinanzieren können. Hinzu kommt, dass eigene Ausfallkonzepte wie Springerpools politisch gefördert werden. Eine einzelne Ursache für die Insolvenzen gibt es nicht.

Weniger Nachfrage, höhere Personalkosten

Die schwache Nachfrage betrifft die gesamte Zeitarbeitsbranche. Laut Creditreform sank der Branchenumsatz im ersten Quartal 2025 um elf Prozent und im zweiten Quartal um 7,4 Prozent gegenüber dem jeweiligen Vorjahresquartal.

Gleichzeitig steigen die tariflichen Löhne. Der Tarifabschluss von DGB und GVP sieht für die Zeitarbeit Erhöhungen um 2,99 Prozent im Januar 2026, 2,5 Prozent im September 2026 und weitere 3,5 Prozent im April 2027 vor. Für Personaldienstleister bedeutet das steigende Personalkosten in einem schwierigen Markt.

Leiharbeitskosten werden nur begrenzt refinanziert

Pflegeeinrichtungen können die Kosten externer Pflegekräfte nicht beliebig an Kostenträger weitergeben.

In Krankenhäusern gilt bereits heute: Vergütungsanteile für Leiharbeit, die über dem tariflichen Entgelt vergleichbarer eigener Pflegekräfte liegen, gehören grundsätzlich nicht zum Pflegebudget. Auch Vermittlungsentgelte sind ausgeschlossen. Das regelt § 6a KHEntgG.

Für Pflegeheime und ambulante Dienste gelten andere Vorschriften. Nach § 82c Abs. 2b SGB XI müssen auch die Kosten für Leiharbeitskräfte wirtschaftlich angemessen sein. Vermittlungsentgelte können nicht als wirtschaftlich anerkannt werden.

Eigene Ausfallkonzepte gewinnen an Bedeutung

Statt kurzfristige Personallücken ausschließlich mit Zeitarbeit zu schließen, können Einrichtungen eigene Springerpools aufbauen. Dabei übernehmen festangestellte Pflegekräfte flexibel Dienste auf verschiedenen Stationen oder Wohnbereichen.

Für die Langzeitpflege sind solche Modelle ausdrücklich in § 75 SGB XI vorgesehen. Sie können den Bedarf an externer Leiharbeit reduzieren, müssen aber zunächst personell aufgebaut und organisiert werden.

Für Personaldienstleister bedeutet diese Entwicklung zusätzlichen Wettbewerbsdruck. Ob und in welchem Umfang sie einzelne Insolvenzen verursacht, lässt sich daraus jedoch nicht ableiten.

Leiharbeit in der Pflege ab 2027: Was ändert sich für Krankenhäuser?

Ab 2027 wird das Pflegebudget für Krankenhäuser stärker begrenzt. Die Kosten für Leiharbeit werden dadurch nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Allerdings können Kliniken steigende Pflegepersonalkosten künftig weniger flexibel über ihr Pflegebudget ausgleichen. Für Pflegeheime und ambulante Dienste gelten andere Regeln.

Schon heute werden nicht alle Leiharbeitskosten erstattet

Bereits jetzt gilt nach § 6a Abs. 2 Krankenhausentgeltgesetz (KHEntgG): Vergütungsanteile für externe Pflegekräfte, die über dem tariflichen Entgelt vergleichbarer eigener Pflegekräfte liegen, gehören nicht zum Pflegebudget. Auch Vermittlungsentgelte sind ausgeschlossen.

Berechnet ein Personaldienstleister einen höheren Stundensatz als die Kosten vergleichbarer eigener Pflegekräfte, kann die Klinik nicht automatisch den gesamten Rechnungsbetrag über das Pflegebudget refinanzieren. Entscheidend sind die gesetzlich anerkennungsfähigen Vergütungsbestandteile.

Welche Kosten im Einzelfall berücksichtigt werden, richtet sich nach § 6a KHEntgG und den konkreten Vereinbarungen.

Ab 2027 wird das Pflegebudget enger begrenzt

Mit dem im Juli 2026 verkündeten GKV-Beitragssatz Stabilisierungsgesetz wird das Wachstum des Krankenhaus-Pflegebudgets ab 2027 grundsätzlich an einen gesetzlichen Veränderungswert gebunden. Für 2027 bis 2029 wird dieser Wert jeweils um einen Prozentpunkt reduziert.

Ausnahmen bestehen beispielsweise für bestimmte tarifbedingte Kostensteigerungen und bundesrechtliche Personalvorgaben. Es handelt sich also nicht um eine vollständig starre Obergrenze.

Eine weitere Änderung: Tatsächliche Mehrkosten gegenüber dem vereinbarten Pflegebudget werden ab 2027 grundsätzlich nicht mehr nachträglich ausgeglichen. Minderkosten werden dagegen im Folgejahr berücksichtigt. Die Regelungen finden sich in § 6a KHEntgG.

Für Krankenhäuser bedeutet das: Wer dauerhaft auf teure externe Pflegekräfte angewiesen ist, muss stärker darauf achten, welche Kosten refinanzierbar sind und welche die Klinik selbst tragen muss.

Für Pflegeheime und ambulante Dienste gelten andere Regeln

Die neue Begrenzung des Krankenhaus-Pflegebudgets gilt nicht automatisch für Pflegeheime und ambulante Pflegedienste. Für zugelassene Pflegeeinrichtungen nach SGB XI ist insbesondere § 82c Abs. 2b SGB XI relevant.

Danach müssen auch die Kosten für Leiharbeitskräfte wirtschaftlich angemessen sein. Sie werden regelmäßig nur bis zu der Höhe anerkannt, die für vergleichbares eigenes Personal als wirtschaftlich gilt. Bei sachlichem Grund sind Ausnahmen möglich. Vermittlungsentgelte können nicht als wirtschaftlich anerkannt werden.

Damit stehen Krankenhäuser und Einrichtungen der Langzeitpflege vor unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben. Gemeinsam ist ihnen jedoch, dass sie den dauerhaften Einsatz externer Pflegekräfte wirtschaftlich sorgfältig prüfen müssen.

Welche Risiken entstehen für Pflegeeinrichtungen?

Wenn ein Personaldienstleister wirtschaftliche Probleme bekommt, entstehen für Pflegeeinrichtungen vor allem zwei Risiken: 1) unsichere Personaleinsätze und eine 2) mögliche Haftung für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge.

Eine Insolvenz bedeutet jedoch weder, dass Pflegekräfte sofort ausfallen, noch, dass Ihre Einrichtung automatisch haftet.

Wenn geplante Dienste unsicher werden

Eine Insolvenz kann die Personalplanung erschweren. Zwar führen viele Personaldienstleister ihren Betrieb während eines Insolvenzverfahrens zunächst fort. Ob bestehende Verträge und Personaleinsätze langfristig erhalten bleiben, ist aber nicht immer sicher.

Ein Beispiel: Ein Pflegeheim hat für das kommende Wochenende zwei externe Pflegekräfte eingeplant. Kurz vorher erfährt die Pflegedienstleitung, dass sich der Personaldienstleister in einem Insolvenzverfahren befindet. Die Einsätze können weiterhin stattfinden. Trotzdem muss die Einrichtung klären, ob die zugesagten Pflegekräfte verfügbar bleiben und welche Alternativen sie bei einem Ausfall hat.

Wie unterschiedlich Insolvenzverfahren verlaufen können, zeigt der Fall HIT Personaldienstleistungen: Nach dem Insolvenzantrag im März 2026 übernahmen andere Dienstleister 83 Beschäftigte und führten bestehende Einsätze weitgehend fort.

Wann haftet eine Pflegeeinrichtung für Sozialversicherungsbeiträge eines Personaldienstleisters?

Nach § 28e Abs. 2 SGB IV kann eine Pflegeeinrichtung als Entleiher für Sozialversicherungsbeiträge haften, die der Personaldienstleister nicht bezahlt hat. Voraussetzung ist unter anderem ein wirksamer Arbeitnehmerüberlassungsvertrag. Die Einrichtung darf die Zahlung verweigern, solange die zuständige Einzugsstelle den Personaldienstleister noch nicht gemahnt hat oder die Mahnfrist noch läuft.

Zahlt der Personaldienstleister fällige Sozialversicherungsbeiträge nicht, kann die zuständige Einzugsstelle unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch den Entleiher in Anspruch nehmen. Dabei sind insbesondere die gesetzlichen Voraussetzungen zur Mahnung zu beachten.

Wichtig: Nicht die Insolvenz löst die Haftung aus, sondern die nicht erfüllte Beitragspflicht des Personaldienstleisters.

Quelle: § 28e Abs. 2 und 4 SGB IV – Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet.

Wie können Pflegeeinrichtungen ihre Abhängigkeit von Leiharbeit reduzieren?

Pflegeeinrichtungen können ihre Abhängigkeit von Leiharbeit reduzieren, indem sie mit innovativen Recruiting-Konzepten wie Care Rockets eigene Pflegekräfte gewinnen, interne Springerpools aufbauen und Zeitarbeit gezielt als Reserve einsetzen. Dafür müssen sie vor allem zwischen dauerhaftem Personalbedarf und kurzfristigen Ausfällen unterscheiden.

Eigene Pflegekräfte gewinnen statt dauerhaft Leiharbeit einsetzen

Wenn regelmäßig dieselben Dienste mit Leiharbeitskräften besetzt werden, deutet das auf einen dauerhaften Personalbedarf hin. Diesen sollten Einrichtungen möglichst mit eigenen Pflegekräften decken.

Klassische Stellenanzeigen allein reichen dafür häufig nicht aus. Innovative Recruiting-Konzepte setzen deshalb auf die direkte Ansprache von Pflegekräften. Über Care Rockets können Arbeitgeber selbst aktiv werden und passende Pflegekräfte kontaktieren, statt ausschließlich auf eingehende Bewerbungen zu warten.

Rechnen Sie das gegen: Eine eigene Recruiting-Stelle kostet je nach Region etwa 60.000 bis 80.000 Euro im Jahr. Mehrere dauerhaft eingesetzte Leiharbeitskräfte kosten ein Vielfaches davon, ohne dass daraus eine feste Personalbasis entsteht. Welche Hebel darüber hinaus wirken, zeigt unser Überblick zu Alternativen zur Zeitarbeit in der Pflege.

So lässt sich die eigene Personalbasis langfristig stärken. Kurzfristige Krankheitsausfälle löst Recruiting allerdings nicht.

Mit einem Springerpool kurzfristige Ausfälle auffangen

Ein Springerpool besteht aus eigenen Pflegekräften, die flexibel dort einspringen, wo Personal fehlt. Sie sind beispielsweise keinem festen Wohnbereich zugeordnet, sondern unterstützen verschiedene Teams nach Bedarf.

Für die Langzeitpflege sind solche Ausfallkonzepte ausdrücklich in § 75 SGB XI vorgesehen.

Das kann im Alltag so aussehen: Zwei Pflegekräfte übernehmen wechselnde Dienste auf mehreren Wohnbereichen. Fällt jemand kurzfristig aus, kann die Dienstplanung zunächst auf diese interne Reserve zurückgreifen.

Allerdings braucht ein Springerpool ausreichend Personal und eine verlässliche Organisation. Gerade kleinere Einrichtungen müssen prüfen, ob sich ein eigener Pool umsetzen lässt oder eine einrichtungsübergreifende Lösung sinnvoller ist.

Leiharbeit als Reserve nutzen

Ganz ohne Zeitarbeit werden viele Einrichtungen auch künftig nicht auskommen. Wenn mehrere Pflegekräfte gleichzeitig ausfallen oder ein unerwarteter Engpass entsteht, kann externe Unterstützung weiterhin sinnvoll sein.

Zeitarbeit zu verteufeln, hilft niemandem. Sie ist ein legitimes Instrument und sie wird gebraucht: wenn mehrere Pflegekräfte gleichzeitig ausfallen, wenn ein Infektionsausbruch die Planung sprengt, wenn ein Wohnbereich sonst schließen müsste.

Das Problem beginnt an einer anderen Stelle, nämlich dann, wenn dieselben Dienste seit Monaten mit denselben externen Kräften besetzt werden. Dann ist Leiharbeit keine Reserve mehr, sondern ein Ersatz für eine Personalplanung, die nicht aufgeht. Und ein fremdes Unternehmen entscheidet mit darüber, ob Ihr Dienstplan steht.

Entscheidend ist, Leiharbeit für Ausnahmesituationen einzuplanen, statt dauerhaft offene Stellen damit zu besetzen.

Leiharbeit oder eigener Springerpool?

Eine pauschal günstigere Lösung gibt es nicht. Entscheidend sind die Größe Ihrer Einrichtung, die Häufigkeit der Ausfälle und die tatsächlich entstehenden Kosten.

Zur Einordnung: Laut einer Studie des Deutschen Krankenhausinstituts von 2022 liegen die Mehrkosten für Leiharbeit gegenüber eigenem Personal im Schnitt bei rund 90 Prozent. Ein Springerpool kostet ebenfalls Geld, meist in Form von Zulagen.

Die Kliniken Köln zahlen Intensivpflegefachkräften im Springerpool bis zu 1.000 Euro brutto im Monat, Pflegefachkräften in der Stationspflege 500 Euro. In einem bayerischen Modellprojekt empfanden 52 Prozent der Stammbelegschaft die Springereinsätze als sehr entlastend, weitere 26 Prozent als etwas entlastend. Wie ein Springerpool in der Pflege im Detail funktioniert, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.

So bleibt externe Unterstützung für außergewöhnliche Engpässe verfügbar, ohne den regulären Dienstbetrieb dauerhaft davon abhängig zu machen.

Wie geht es politisch weiter?

Ein Verbot der Leiharbeit steht derzeit nicht zur Debatte. In ihrer Antwort auf eine Kleine Anfrage vom April 2026 bezeichnet die Bundesregierung Leiharbeit ausdrücklich als Instrument, das bei kurzfristigen Ausfällen und unbesetzten Stellen helfen kann. Neue Einschränkungen plant sie nicht.

Gesteuert wird stattdessen über die Refinanzierung. Der Koalitionsvertrag von 2025 kündigt an, die Gehaltsunterschiede zwischen Stamm- und Leihpersonal zu verringern und Mehrkosten für Springerpools auszugleichen. Der Bundesrat hatte bereits 2024 unter anderem eine Deckelung der Verrechnungssätze von Verleihunternehmen und ein Förderprogramm für Springerpools zur Prüfung vorgeschlagen. Umgesetzt ist davon bisher nichts.

Für Ihre Planung bedeutet das: Der Rückgang der Leiharbeit ist keine vorübergehende Delle, sondern die Folge gesetzlicher Entscheidungen zur Refinanzierung. Wer jetzt eigene Strukturen aufbaut, bewegt sich in dieselbe Richtung wie die Gesetzgebung.

Fazit: Leiharbeit in der Pflege gezielt einsetzen

Die Leiharbeit in der Pflege geht zurück, während Personaldienstleister unter wirtschaftlichem Druck stehen. Für Krankenhäuser kommen ab 2027 engere Budgetvorgaben hinzu. Auch Pflegeheime und ambulante Dienste müssen die Kosten externer Pflegekräfte sorgfältig prüfen.

Wer dauerhaft auf Zeitarbeit angewiesen ist, sollte deshalb die eigene Personalgewinnung stärken und interne Ausfallkonzepte aufbauen. Leiharbeit bleibt eine wichtige Reserve, muss aber nicht die Grundlage der Dienstplanung sein.

Mit Care Rockets können Sie passende Pflegekräfte direkt ansprechen und offene Stellen langfristig mit eigenem Personal besetzen.